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发票报销注意事项

来源:国盛公司作者:国盛公司发布时间:2017/9/14 14:58:30

《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》(国家税务总局公告2017年第16号)文件规定:2017年7月1日起,购买方为企业的,索取增值税普通发票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码;销售方为其开具增值税普通发票时,应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票,不得作为税收凭证。

新政自发布以来,普通发票需要填写购方税号的提示已经铺满大街小巷每一个可以开具发票的地方,那么在准备好税号的同时,我们还需要注意什么才能更有效率的报销呢?只是一张填写正确的发票,还远远不够!光靠一张发票入账,无论是在企业内部控制管理上还是在税务管理上都存在漏洞和风险。

那么,除了发票,日常工作中还有哪些主要的业务实质性要件呢?包括但不限于下面这些情况:

1、实物资产

如:购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品等,是否有入库单,入库单签章、审批手续是否齐全是否有采购合同,是否有质量验收合格证明,发票日期和发票金额是否与采购合同对应,是否有从第三方开票,是否舍近求远采购,成本费用率是否明显超过行业合理水平。若增值税发票内容存在如下笼统表述字样:“办公用品一批”、“电脑耗材一批”、“材料一宗”、“食品一批”,则需附带税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖发票专用章。

2、租金发票

是否有行政办公部门审核确认手续,是否有房屋租赁合同,发票日期金额是否与租赁合同吻合。发票备注栏是否标注不动产详细地址。

3、业务招待费用

业务招待费报销,是否有经办人、部门经理、分管领导、公司总经理审核签批,大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重点,如果没有清单,可能会认为虚假消费。招待费的报销单据需注明其招待人员人数、事由及午餐或晚餐,报销标准和报销审批程序符合企业相关财务制度。

4、差旅费

差旅费报销单内容是否填写齐全,所附的车票是否为去出差地的车票,餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票,人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。出租车票是否存在大量连号,出租车票背面需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料。报销的住宿费是否超过合理标准。

5、会务费

费报销,是否具有会议通知、会议议题、会务费的日程安排、会议纪要、会议合同、参会人员名单、签到、支付会务费银行付款单以及会议现场照片等证明开会真实性的辅佐证据,以及是否有与会议无关费用(如旅游费)列支切记:费用的报销不仅仅是取得正式发票!

6、运费

运费报销,是否有运费报销单,起运地和运达地是否与运费报销单相吻合,是否由起运地和运达地以外的车辆运输,运输价格是否波动较大。发票备注栏是否标注起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容。

7、加油费

加油费报销,报销的加油费是否为本公司车辆,本公司账面上是否有车辆,加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。

8、水电费

水电费报销,是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少,但水电费却很高。

从上述这些情况中我们不难看出,日常报销可不是我们想的那么简单的,除了上述提到的,我们还需要注意以下几点:

1.报销单据的填写及原始凭证的黏贴需符合会计工作基本规范的要求

2.报销单各项目应填写完整,大小写金额一致,并经部门领导有效批准

3.发票只需加盖发票专用章且盖章字迹清晰,发票专用章上的名称与税号是否与发票上完全一致。

4.公司抬头必须为全称。增值税专用发票除了需要提供公司抬头、纳税人识别号或社会统一信用代码,还需提供地址电话、开户行及账号信息。

5.不是所有的个人抬头的费用支出发票不能税前列支。以下个人抬头发票可以入账报销:机票和火车票、出差过程的人身意外保险费、个人抬头的财政收据的签证费、符合职工教育费范围的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出以及医药费票据等。

    6.检查取得的费用发票是否已经过期、失效或者换版,如:现在若是再取得地税版发票不得报销入账,因为从2016年5月1日起地税已经不再向纳税人发放发票。